Det er forvaltningslovforskriften (FOR-2006-12-15-1456) som regulerer innsynsretten i ansettelsesprosesser. Midlertidige ansettelser som gjøres utenom det lokale ansettelsesråd, såkalte administrative ansettelser etter statsansattloven § 9 første ledd bokstav e), faller utenfor retten til innsyn.

Utvidet søkerliste med hjemmel i forskriftens § 15 gir søkeren rett til å gjøre seg kjent med samtlige søkeres navn, alder, utdanning og praksis. I praksis er det søkernes CV man ser sammenfattet i et dokument som omtales som utvidet søkerliste.

Kvalifikasjonsprinsippet nedfelt i statsansattloven § 3 sier at det er den best kvalifiserte søkeren som skal velges. Videre sier den at i en vurdering av hvem som av søkerne som er best, skal man ta utgangspunkt i de opplistede kravene som er satt i utlysningsteksten.

For å gi trygghet og tillit til at ansettelser skjer i henhold til kvalifikasjonsprinsippet, er det en fin sikkerhet å kunne be om å få den utvidede søkerlisten. Her vil man få innsikt i om hvem som eventuelt treffer bedre på de kravene det søkes om. Litt enkelt sagt er det ikke den med flest mastergrader som er best om ikke utlysningsteksten stiller det som krav.

Innsyn i andre dokumenter

I forskriften § 16 står det at parten, det vil si søkeren, har rett til å gjøre seg kjent med faktiske opplysninger om seg selv. Det gjøres unntak for det som er å regne som vurderinger tatt av rådet eller innstillende myndighet. Det skilles her mellom fakta og vurderinger. En faktisk opplysning du som søker har rett til å bli gjort kjent med, er for eksempel en opplysning om at du er mye borte fra jobb. Dette kan være en opplysning som har kommet fra en referanseperson. Du som søker har rett til å bli kjent med dette for å kunne forklare deg nærmere om dette.

Videre har du som part rett til å vite hvem som er innstilt til stillingen og rekkefølgen jf. forskriftens § 19. Til de som er innstilt har du rett til å også se søknadene. Det følger av § 17. Det vil si at du ikke bare gis innsyn i CV-ene gjennom en utvidet søkerliste, men også selve søknaden. Denne retten gjelder imidlertid kun for de som er innstilt. Du har med andre ord ikke rett til innsyn i de øvrige søknadene. Skriftlige referater fra intervjuet og andre samtaler har du rett til å se, med unntak av vurderinger som er gjengitt i dokumentet.

Personlige egenskaper

I utlysningsteksten står det også opplistede krav til personlig egnethet. I en slik vurdering skal man legge vekt på dokumenterbare ting som om søkeren er resultatorientert, strukturert, målfokusert, har gode samarbeidsevner, e.l.

Ansettelsesmyndigheten har en plikt til å innhente tilstrekkelig informasjon om søkeren, særlig til lederstillinger der personlige egenskaper vektlegges høyere. Sivilombudsmannen tok av eget tiltak opp en sak i et politidistrikt der innsynsretten knyttet til opplysninger gitt av referansepersoner var et tema.

Å bli gjort kjent med faktiske opplysninger om seg selv gitt av en referanseperson er viktig for å kunne ivareta kontradiksjonsprinsippet. Det vil si retten til å komme med din forklaring. I den aktuelle saken kom Sivilombudsmannen til at det aktuelle politidistriktet under tvil har en riktig forståelse av innsynsreglene når det gjelder faktiske opplysninger. Her ble en søker nektet innsyn i faktiske opplysninger gitt av en referanseperson. Av plasshensyn vil jeg bare vise til saken, som er vel verdt å lese: SOM- 2019-4374.

Ansettelsessaker er særlig grobunn for mistillit og særlig der det er få stillinger og mange søkere. Den klare hovedregel er at man skal lyse ut ledige stillinger og ansette i faste stilinger.